Anruf bei... Torsten Giese

Torsten Giese, Controller in der Gotthilf-Vöhringer-Schule (GVS) und in der Service GmbH
Guten Tag, was machen Sie gerade?

■ Im Moment bereite ich gerade eine Belegprüfung für das Projekt FSJ Plus vor. FSJ Plus ist ein Angebot der Gotthilf-Vöhringer-Schule, mit dem Jugendliche und junge Erwachsene in zwei Jahren ein Freiwilliges Soziales Jahr UND den Realschulabschluss machen können. Das Projekt wird in Zusammenarbeit mit dem Diakonischen Werk Württemberg realisiert und zu einem großen Teil durch den ESF, den Europäischen Sozialfonds finanziert.

Durchgeführt wird die Belegprüfung durch die L-Bank, das ist die Staatsbank von Baden-Württemberg, und dabei werden alle Ausgaben und Einnahmen des Projektes überprüft. Die Mittel des ESF unterliegen strengen Regeln, nicht alle Kosten können darüber abgerechnet werden. Als Vorbereitung auf die Prüfung, die vor Ort in Wilhelmsdorf durchgeführt werden soll, sortiere ich alle Ausgabenbelege, zum Beispiel für Miete, Literatur oder Reisekosten in chronologischer Reihenfolge.

Besonders schwierig ist die Erstellung sogenannter Eigenbelege, mit deren Hilfe wir Overheadkosten des Dienstleistungszentrums und der GVS wie die IT-Nutzung auf den Verbrauch im Projekt verrechnen, mittels Verteilungsschlüssel. Diese Schlüssel stellen die Prüfer immer wieder zur Diskussion. Obwohl wir die Mittel zum Zeitpunkt der Überprüfung schon zur Verfügung haben, entscheidet letztlich die Belegprüfung darüber, ob wir alle Mittel verwenden dürfen. Die Zuschusshöhe kann sich also nachträglich noch einmal ändern. Durch diese Anforderungen ist eine klare und saubere Projektorganisation unablässig.

Die Anruferin war Maike Bierwirth